21 Nov

Gestión de reuniones y emails

Uno de los problemas que tengo (y cada vez conozco más gente con problemas similares), es la gran cantidad de gente que me envía un email que quiere quedar conmigo para presentarme su proyecto.

Yo tengo un verdadero problema con la saturación de correo electrónico que recibo, tema que se me agrabó al haber estado 3 semanas con mi blackberry curve 8320 estropeada. Lo tengo organizado de forma que en mi cuenta profesional todo el correo de conocidos, socios, participadas, empleados, etc… se va a carpetas organizadas. Así que en bandeja de entrada se queda el correo de gente que no conozco o he cruzado pocos emails. En mi correo de gmail (el que tengo como contacto en el blog) recibó emails de gente que no tiene mi correo profesional (es decir, no tiene una tarjeta mia).

Esta semana he tenido una reunión con alguien que no sabía lo que quería absolutamente desastrosa, me estaba proponiendo que fuera colaborador (comisionista) en un sistema piramidal que han montado vinculado a servicios de la sociedad de la información. Esa persona no sabia quien era, ni si erea inversor o emprendedor, sólo sabía que organizaba First Tuesday (alli me conocio) y que tengo un gran networking real y en redes sociales.

El otro día hablando con Jesús Encinar me dijo que el está pasando siempre por el filtro previo de que la persona le explique por teléfono en 5minutos su propuesta. Quiere siempre oir a las otras personas antes de decidir concertar una reunión. Eso es algo que también hace pocas semanas Jaime Ferré ha empezado a hacerlo con posibles proveedores, partners o colaboradores.

Ahora mismo tengo 206 emails pendientes de leer o responder (leído pero pendiente de decir algo) en mi bandeja de entrada del outlook en la cuenta profesional (emails de gente menos conocida), aparte tendré casí 100 emails de gente conocida. En mi cuenta de gmail tengo otros 222 emails pendientes, total más de 400 emails. ¿Que hago?

Yo ultimamente ya no me reuno si alguien no me envia un resumen ejecutivo (de sólo 1-2 páginas) de lo quiere explicarme. ¿Alternativas?

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Emprendedor e inversor en startups tecnológicas. Nuclio Venture Builder (Housfy, Eelp!, Finteca, Verone, ...). Encomenda Smart Capital (VC seed) Conector Startup Accelerator (Barcelona, Madrid, Galicia, Baleares) VP de Barcelona Tech City First Tuesday (Barcelona y Madrid) Nuclio Digital School Autor de “Los Principales Errores de los Emprendedores” Grupo ITnet, Akamon Entertainment, ...

    Comments

  1. Varis
    21 noviembre, 2008

    Yo lo que haría es marcar todos como leídos, y el que realmente necesite algo ya se preocupará de reenviarlo otra vez, y se acabó. 🙂 Yo lo hago muy a menudo.

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  2. dwqeqweqw
    21 noviembre, 2008

    contrata un secretario

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  3. Blai Monegal
    21 noviembre, 2008

    Delegar

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  4. 21 noviembre, 2008

    Es imprescindible que tú gestiones personalmente todas las solicitudes? No tienes a nadie de confianza que te pueda ayudar con el filtrado?

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  5. 21 noviembre, 2008

    Si confías en tu equipo podéis montar una especie de Meneame privado donde la gente tenga que enviar su resumen, que la gente vote (sólo la gente de tu entorno) y así tener una especie de clasificación de proyectos interesantes para reunirte con ellos.

    Lo sé, soy un enfermo 2.0

    Responder
  6. 21 noviembre, 2008

    Claramente necesitas un asistente para hacer de filtro previo de lo que puede ser interesante y lo que no 😉

    Además échale un vistazo a:

    http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

    Responder
  7. Miguel Angel
    21 noviembre, 2008

    Una posible solución como comenta Victor es un ayudante personal que realice un filtrado.
    Para mí la solución más lógica es crear una cuenta de correo nuevo del tipo «nuevos proyectos» y específicar mediante un ejemplo,modelo,documento o formulario, al más puro estilo funcionario, la forma exacta en la que quieres que te presenten el proyecto para darle cierto orden y sentido de forma que te suponga algo de menos esfuerzo,siempre dejando algo de espacio a la creatividad en la exposición de la idea de negocio.
    Otra alternativa es un posible video explicativo en youtube o videoblog,… con un límite de tiempo de un par de minutos.

    Responder
  8. 21 noviembre, 2008

    Hola Jordi

    Tengo buenos socios, buen equipo, confio en ellos, pero los más seniors (Jaume, Eloi, Ruben, Mª Rosa, …) también están desbordados de trabajo.

    Saludos

    Responder
  9. 21 noviembre, 2008

    Quien mucho abarca poco aprieta….

    Querido Carliños, parece que los humanos no aprendemos de la historia pasada, todo lo grande acaba derrumbándose, no hay NADA que perdure, las empresas jamás deben crecer demasiado sino DESAPARECEN.
    La historia nos lo ha demostrado: imperio romano, imperio otomano, imperio inca, imperio español, etc etc.
    Y a las empresas y personas nos pasa más de lo mismo, acaban siendo gigantes con pies de barro y al intentar abarcar tanto, la mano izquierda no sabe lo que hace la derecha. Y algo muy importante que estudiábamos en la carrera de informática en una asignatura llamada TEORÍA OPERATIVA… es que el mejor jefe y el que mejor va es el que sabe delegar, uno no lo puede hacer todo. Y saber delegar es saber escoger a los subordinados, cosa que sí es complicada.
    Para que luego digan que solo estudiamos programación 😉

    Pero no te quejes Carliños, que yo recibo unos 1000 mails diarios, de los cuales unos 400 son spam, y el resto de proveedores, clientes, etc… Y no se me ocurre para nada usar el OUTLOOK… que peta más que una escopeta de feria cuando tienes demasiados correos.

    Responder
  10. 21 noviembre, 2008

    Actualmente y con la que viene en el 1T-2T 09 tenemos paralizadas nuevas contrataciones, antes que un ayudante hace falta contratar más programadores y no lo estamos haciendo.

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  11. 21 noviembre, 2008

    Pues, Carlos, ya nos contarás qué piesas hacer, porque yo soy uno de los 222 que están interesados en hablar contigo a través de tu cuenta de gmail. No sé, por aquí proponen que alguien de tu equipo haga una supervisión previa de lo que puede ser interesante o no. A mí me parece una buena idea. En cualquier caso, entiendo que es cuestión de paciencia.

    Responder
  12. 21 noviembre, 2008

    Carlos sé que te rodeas de gente muy buena… más bien me refería a trabajadores de un nivel más «raso».

    Quizás podríais hacer una prueba durante un tiempo viendo como califican los proyectos que te van llegando sin usar el sistema para discriminar proyectos, sólo para comparar los resultados obtenidos con vuestro criterio.

    Responder
  13. 21 noviembre, 2008

    Todo depende de lo que tu actividad dependa de nuevos inputs o no. También de lo que valores este tipo de RR.PP.

    Si realmente no necesitas tanto, dedica solo una tarde a la semana al gmail, y que de lo que de.

    La alternativa es lo ya apuntado un@ secretari@ que filtre, aún siendo imperfecto en un inicio es mejor que el colapso.

    En mi época de receptor de proyectos, dedicaba los viernes, por la mañana de backoffice y por la tarde a visitas (Quién va un viernes por la tarde es que tiene interés)

    El se Open tiene sus límites, ante un determinado volumen de acciones hay que pasar de planteamientos artesanales a industriales.

    Responder
  14. Tamara
    21 noviembre, 2008

    Búscarte una secretaria

    Responder
  15. 21 noviembre, 2008

    Claramente, GTD puede ayudar al menos un poquito.
    Has dicho por ejemplo que tienes 206 emails pendientes de leer o responder (leído pero pendiente de decir algo). Si cambias la manera de procesar tu correo y tomas la decición directamente a la primera vista, no cal leer los mensajes dos veces. Yo no tengo tiempo para leer en mensaje varias veces, y creo que tú tampoco.
    La clave es que debes dejar tu bandeja de entrada como recordatorio de acciones.

    Responder
  16. 21 noviembre, 2008

    Yo que, obviamente, tengo mucha menos saturación de emails y reuniones que Carlos, hace tiempo que intento definir antes de la reunión de qué temas se van a hablar. Avanzarlo por teléfono lleva cinco minutos hace que la reunión sea más eficiente. También la mayoría de las veces conviene decir de forma honesta que no creemos que en este momento una reunión sirva de mucho.

    Aunque a mucha gente pueda parecerle lo contrario, yo me lo tomo como un acto de respeto y de valorar el tiempo de la otra persona y el mío propio. Si sé que una reunión no ayuda a las dos partes entonces tenerla es una pérdida de tiempo y energía para ambos.

    Otra cosa es que, aunque directamente una reunión no nos aporte directamente nada a Dinamon, pero veo que puedo ayudar, entonces lo intento aunque, eso sí, ya fuera de horas de trabajo.

    Responder
  17. 21 noviembre, 2008

    Hola Carlos, yo lo enfocaria al contrario: Que no te lleguen tantos emails, el tiempo es un recurso finito y esta acotado en 24×7.
    No es muy complicado adaptar un poco algun software de groupware como http://www.dotproject.net de manera que te permita gestionar online algunas reuniones poco importantes o al menos en sus fases iniciales. Se podrian aplicar algunos autorespondedores mediante filtro tus cuentas de correo de manera que los email que contactan por primera vez contigo y que quieren una reunion se los derive al sistema y tengan que pasar por el filtro en el que partiendo de varias premisas se establezca finalmente una reunión, se rechace por no ser de tu interes o se reconduzca hacia otro departamento. En resumen, automatizar algunas cosas que repetiras con cierta frecuencia a muchos de los que quieren contactar contigo. La inversion en realizar algo así puede merecer la pena en función del volumen que tengas ahora y la previsión de crecimiento. El sistema es exportable a otras personas con el mismo problema. (¿comercializable?)

    Responder
  18. Carmen Rios
    21 noviembre, 2008

    Hola Carlos,

    Siento tu «pesar» y tengo que darle la razón a Jordi Bufí y Luis Villaverde.

    1 – Saber delegar es MUY IMPORTANTE.
    2 – Confías en todo o la mayoría de gente en tu equipo y les pides ser tu apoyo (Jordi Bufí)
    3 – Confías en alguien que sea tu PA/mano derecha/secretaria.

    Lo que está claro es que no puedes abarcar todo ese volumen y tener tiempo para una vida personal!!!!

    Saludos, C

    Responder
  19. antonio parra
    21 noviembre, 2008

    creo que lo mas seguro todos los correos son para 3 o 4 tipos de consultas ,
    sea publicidad en webs , tener de su dinero para invertir , o ayuda en algun tema ,

    por eso creo que tendrias que reenviar cada mensaje hacia una pagina donde expliques lo que tienen que hacer para poder estar contigo.

    bien tendrias que hacer como un «gran hermano carlos» donde los que esten interesados en cada tipo de propuesta se registren i tengan que hacer lo que pidas , donde dejen su propuesta , sus ideas, u sobre todo un video , una imagen vale mas que mil palabras, osea puedes leer 100 correos , leer lo que cuentan pero no entender nada , pero si te mandan un buen video de 4 o 5 minutos con lo que esa persona pide de usted quiza lo entienda mejor ..

    otra cosa es hacer algo para poder tener reuniones con usted , claro que yo quiero , y muchos mas igual , i encima los que le mandan correos, yo ni lo mando por que lo encuentro imposible, por eso tendria que hacer como unas jornadas de puertas abiertas hacia usted , donde la gente salga a explicar , tal como el Startups pero de todo un fin de semana

    🙂 se que seria duro pero estaria bien

    pero lo que pienso que todos los correos que tiene es por ser quien es .. quiza los altos cargos empresas tienen que hacer cosas que puedan ser duras pero que solo ellos pueden hacer …

    por muchos correos que le manden no veo bien que otras personas lo miren , si un correo alguien se lo manda a usted , creo que usted es el que tiene que ver, no veo bien que alguien mande un correo a carlos blanco i por ser quien es , que otra persona lo leea y lo filtre hacia carlos, creo que en ese momento dejara de ser quien es i ser como una maquina donde solo le llegan datos i ninguna informacion de fuera, y eso no lo veo muy bien .

    pero bueno saludos

    Responder
  20. 21 noviembre, 2008

    Primero, gracias, por contestar mis emails.

    Segundo, creo que si quieres gestionarlo personalmente, no tienes solución.

    El problema? No puedes hacer públicas todas tus direcciones.
    Yo daría una prioridad a mis direcciones email. (Quién puede conocerlas, cada cuanto tiempo debes revisarlas, etc)

    Yo lo tengo estructurado por orden de prioridad:

    1. Clientes. Siempre Online en horario de trabajo.( Alta prioridad)
    2. Personal. Online por las noches, antes de acostarme.
    3. Email 2.0, le meto un viaje cuando quiero desconectar un poco.
    4. Hobbys, publicidad, suscripciones, aqui lo miro cuando me acuerdo. 2 o 3 veces semana.(Baja prioridad)

    Aunque la cantidad de emails que me llegan es ridícula comparado con tu buzón.

    Un saludo,

    Responder
  21. 21 noviembre, 2008

    ¿Y en tus empresas no hay CEO y mandos intermedios y otros empleados? Lo digo porque dibujado sobre un papel, eso sí que resulta ser una pirámide.
    No hay que confundir una estructura piramidal (la única que conozco a excepción de los Caballeros de la Tabla Redonda) con un sistema piramidal de reparto de dinero, expresamente prohibido en España por la Ley del Comercio.

    Responder
  22. 21 noviembre, 2008

    Carlos,

    Creo que si colocas en el sistema una autorespuesta para todo lo que llega de gente que tiene proyectos que presentar y les obligas a rellenar un documento como a ti te gusta que te presenten la información, la reducción de tiempo será bestial.
    Te recomiendo que les obligues a rellenar un Excel o la Hoja de Cálculo de Google según tu formato.
    Puedes poner en el Blog las temáticas de los negocios en los que podrías invertir o también datos Macro para que los interesados sepan las reglas del juego.
    Con documentos homogeneos te será fácil de comparar y procesar.

    Saludos.

    J.

    Responder
  23. Julio J. Moral
    21 noviembre, 2008

    Estimado Carlos:
    Como parte implicada en este tema creo que debo de dar mi opinión sobre lo ocurrido, pero esperare a que todos los participantes expresen sus comentarios. De esa forma no influiré en las opiniones.
    Seguro que todos los que nos leen estarán interesados en conocer mi experiencia de cómo uno obtiene una reunión con una persona como tú y como deben de preparar la propuesta.
    Tal como te dije cuando empezamos y al terminar, te pretendía hacer una propuesta que te ayudara de una u otra forma, y creo que en parte lo he conseguido pues debido a nuestra reunión hoy has abierto este artículo y estas obteniendo respuestas a un problema que antes no sabías que tenías.
    Un abrazo.

    Responder
  24. 22 noviembre, 2008

    Si te sirve de consuelo, este post sirve para que personas como yo (en alguna ocasión te he pedido tu opinión sobre algo vía mal) nos demos cuenta de que no estás en la situación de poder ir aconsejando a todo el mundo. Siento haber contribuido a tu saturación. 🙁

    ¡Un saludo!

    Responder
  25. te blanco
    22 noviembre, 2008

    Estoy de acuerdo con Luis Villaverde. Si tienes problemas para gestionar el correo electrónico, primero debes analizar qué es lo que motiva esa sobrecarga. Si la saturación está relacionada con tus «contactos sociales 2.0», deberías aislarte un tiempo para aclarar el resto, y luego volver. Si el problema es el de los contactos laborales, debes plantearte reducirlos antes de que los clientes actuales se quejen porque estén desatendidos.
    O crecer, pero no se te ocurra aceptar la idea de crecer sin tener bien afirmados los cimientos de tus clientes actuales. Se pueden aceptar infinitos clientes nuevos, pero si esas relaciones comerciales todavía no son sólidas, corres el riesgo de quedarte sin ellos más rápido de lo que los conseguirste.

    Responder
  26. 22 noviembre, 2008

    Hola «Te blanco»

    Los correos vinculados a los temas de negocio activos (clientes, proveedores, socios, …) ya he comentado que no van a la bandeja de entrada y se van procesando. Los urgentes los contesto rapidamente, los menos urgentes menos rápido. Logicamente la velocidad de respuesta depende de si estoy de viaje o reuniones, o estoy en la oficina.

    El problema está en las «otras cosas» o «contactos sociales» como indicas en tu post. Te paso algunos ejemplos:

    ** Nada más comentarme a messenger hoy:

    «tengo varios dominios que me gustaria desarrollar y me gustaria si me pudieras indicar cual cree que deberia desarrollar, si es posible»

    ** Por email en buzón profesional:

    «Buenos días Carlos, Me pongo en contacto con usted para proponerle un acuerdo de colaboración publicitaria basado en un modelo de co-registro para …… Por si no lo conoce, el co-registro es una herramienta de marketing online que permite obtener ingresos a partir de un formulario de registro o inscripción a una newsletter u otros servicios. Permite reducir el coste por adquisición de nuevos miembros y obtener ingresos adicionales a u sus ingresos actuales por publicidad ….»

    ** Por correo en cuenta social (blog):

    » Hola, Carlos. Nos dirigimos a ti para darnos a conocer como empresa especializada en servicios de auditoría de seguridad informática. Perdona que nos pongamos en contacto a través de este correo y no del profesional, pero nos ha parecido que sería la manera de entorpecer menos tu trabajo.

    Nos gustaría mantener una breve charla contigo para explicarte en persona, si es posible, a qué nos dedicamos con exactitud y cómo realizamos nuestro trabajo. Aunque somos una empresa joven, tenemos más de trece años de experiencia en este sector y hemos querido especializarnos única y exclusivamente en el campo de las auditorías y tests de seguridad.»

    Saludos

    Responder
  27. ger
    22 noviembre, 2008

    Como te han comentado mas arriba, necesitas GTD.
    Aqui un articulo bastante bien explicado.
    http://www.orcero.org/irbis/blog/gtd-get-things-done/

    (este sistema te lo puedes aplicar con cualquier dispositivo, ya sea electronico como de papel)

    Responder
  28. Jaume
    22 noviembre, 2008

    Carlos, me sorprende un poco esto que estás contando. Es un poco de gerente amateur y tu ya tienes unas cuantas batallas como para ir llorando así.

    Lo que ya no me sorprende es lo que te está ocurriendo: has vendido tanto la marca Carlos Blanco, que ahora todo el mundo quiere Carlos Blanco.

    ¿Mi consejo? Apuntate a hacer meditación, parece que el estrés te está empezando a afectar. Ah y sobretodo, si realmente crees que estas perdiendo oportunidades de negocio al no atender a todos los correos, contrata o busca alguien para que te haga de filtro. Ya sabes, una buena oportunidad de negocio seguro que vale más que el sueldo de un año de un asistente.

    Un saludo,
    Jaume

    Responder
  29. 23 noviembre, 2008

    EL MIO!! EL MIO!! EL MIO!!! MIO MIO!! YO YO!!!! HAZME CASO A MI!!! (es coña)

    No te agobies hombre…

    Recuerdo una vez que tenia 9mil correos por descargar porque estuve prácticamente un mes sin conexión. Envié diez mil maldiciones mentales a microsoft y puñetazos al teclado… porque nunca se llegaban a descargar los 9mil sin caerse la conexión por lo que el maravilloso outlook volvía a descargar tooodos los emails una y otra vez… Fue la ultima vez que utilicé OutLook. Hoy día lo hago casi todo en discos usb o Cloud computing…

    Es bueno en estos casos tener muchas direcciones de correo o al menos muchas cabeceras de correo. Me explico, en vez de tener la dirección de gmail escrita a pelo, pon un formulario para wordpress con un titulo determinado «contacto desde carlosblanco.com» y varias secciones. Entonces creas una regla en el correo y una etiqueta, o carpeta especial, en la que esos emails aparezcan. Así sabes si es un primer contacto, segundo o etc. Mejor gmail porque seguir conversaciones en OutLook de hacia bastante complejo…

    Yo no soy de la opinión de ponerte una secretaria porque eres tu quien debe decidir esas cosas. No es quitarte trabajo, sino tomar decisiones por ti… Tu secretaria no puede decidir en que proyectos tenéis que entrar. Otra cosa seria que montases un protocolo de funcionamiento para ciertos tipos de peticiones…

    Seguro que te ha ocurrido terminar diciendo mil veces lo mismo (eso lo odio) por lo que puedes montar un sistema de asistencia como el que tiene paypal. Peeero claro ponerte eso podría resultar demasiado pijo y altivo, dándote aspecto de inaccesible. Cosa que no te conviene. Porque la gracia esta en que seas campechano y accesible. Al menos creo que esa es la idea en principio. Con respecto a temas de inversión claro.

    Responder
  30. David B
    23 noviembre, 2008

    En el apartado de contacta, puedes poner las categorias generales por las que la gente te manda un email y que a tí mas te interesan ej proveedores, startups, dominios, publicidad, otros (para el cajon desastre)…y que la gente se autocalifique, avisando que por favor en el titulo incluyan su categoria(o varias categorias en todo caso) y que si no lo hacen posiblemente no puedas leelos (si ellos no se molestan en leerte porque tu si).
    Así de un vistazo ves de que va la vaina y en todo caso lo lees tu o lo reenvias a un colaborador tuyo para que lo vea

    Responder
  31. 23 noviembre, 2008

    con tanta gente detrás (400 emails y 31 comentarios a tu post)…algo de crowdsourcing? Saludos,

    Responder
  32. 23 noviembre, 2008

    Voy a empezar a tomar medidas, la primera es crear unas cuentas de correo que sean especificas para cada tema, así podre utilizar autoresponderes o filtrar el correo por temas de intereres.

    También me ha hecho pensar el consejo de que cuando mire un correo determinado, mejor contestar en el momento que dejarlo para luego.

    Responder
  33. 24 noviembre, 2008

    EmailSlave , registrado en varias extensiones.. :))))

    Responder
  34. Anacot
    24 noviembre, 2008

    Deberias elegir primero si aceptas emails de cualquier tipo de proyecti internet o solo TIME. si es solo time, preparar una respuesta tipo para el email y enviarla nada mas lo veas.

    En la linea de Jesus Alonso, puedes generar una respuesta automatica que reenvie a un apartado de tu grupo denominado «nuevas empresas» donde cuelgen tres diapos max contando el proyecto. El club del iese tenia algo así, tenian una plantilla tipo que todo el mundo, cualesquiera que fuera el tema, tenia que rellenar (no se que tal les funcionó).

    Responder
  35. enric
    24 noviembre, 2008

    según tu organización de email, que pasen por una encuesta automatizada que funcione como filtro, si el resultado es positivo según las ordenes que hayas puesto se merecerà una visita o lo que tu creas conveniente, si no, pendiente de leer o revisión. Es lo que hacemos en nuestra empresa ya sea para clientes, colaboradores, partners, según el area de destino que se encuentre la persona que quiere contactar contigo. A que no sea que quieras tener 25 secretarias? que es una opción a la spanish..jaja

    Responder
  36. salva
    26 noviembre, 2008

    Recurrir a intangibles, naturalmente desplazados por la tecnología y recursívamente mermados por el factor disponibilidad/tiempo. Como son el olfato (desarrollado en base a la experiencia y con grandes dosis de objetividad) y demás sensaciones que conlleva el contacto real a la vista, oído y resto de sentidos.

    Los avances TI combaten efectivamente las distancias y tiempos de respuesta, y a su vez, injustamente obvian el 90% de lo que compone a cada ser.

    These are my feelings, human & life feelings.

    Responder

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